L’assemblée générale de copropriété

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C'est quoi une assemblée générale ?

Vous voulez nous mettre au prochain ordre du jour de votre assemblée générale ? Remplissez le formulaire ci dessous et on vous s’en occupe avec vous 👇

Champs obligatoires

L’assemblée générale de copropriété est obligatoire une fois par an dans l’ensemble des copropriétés. Votre syndic de copropriété vous envoie, individuellement, une convocation par voie postale. Dans cette convocation vous pourrez prendre connaissance de l’ordre du jour, il rassemble l’ensemble des questions qui devront être votées au cours de votre assemblée générale de copropriété.

L'assemblée générale de copropriété : un rendez-vous incontournable

L’assemblée générale de copropriété est le rendez-vous incontournable (et même obligatoire) pour la vie de votre copropriété. C’est à ce moment-là que toutes les décisions de l’année se prennent et que le budget prévisionnel est voté. Vous découvrez vos futures charges et décidez des contrats à souscrire.

👉 Pour comprendre les frais de copropriété

Le saviez-vous ? Dans le cadre de l’article 17-1 A de la loi Elan, un copropriétaire a dorénavant la possibilité de participer à une assemblée générale via visioconférence. 

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1. La convocation à l'assemblée générale de copropriété

L’assemblée générale doit se
tenir minimum une fois par an dans une copropriété. La convocation est envoyée
soit par voie postale soit par voie électronique : à l’aide d’une lettre
recommandé avec accusé de réception, remise en propre avec récépissé ou bien
par courrier recommandé électronique. C’est le syndic de copropriété qui décide
de la forme de l’envoi. La convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant
la date de l’assemblée générale
. Le délai de 21 jours ne peut être réduit qu’en cas
de force majeure.

La convocation doit faire mention
du lieu, de la date, de l’heure de la future assemblée générale de copropriété.
La rencontre doit se dérouler dans la commune où se trouve la copropriété.

Le conseil syndical ou le syndic
peuvent convoquer une assemblée générale, si un ou plusieurs copropriétaires,
représentant au moins le quart des voix de tous les copropriétaires font part
de leur besoin de se réunir.

À noter : lorsque les
copropriétaires doivent valider les comptes de l’exercice, la convocation doit
mentionner que les pièces justificatives seront consultables dans les bureaux
du syndic avant l’assemblée générale.  

2. L'ordre du jour

L’ordre du jour est joint à la convocation. Cet ordre du jour regroupera toutes les questions qui devront être votées durant l’assemblée. Les questions doivent être précises, si elles portent à confusion, les délibérations peuvent être remise en cause. À savoir : aucune question, n’étant pas inscrite à l’ordre du jour, ne pourra être voté durant l’assemblée générale. Les discussions restent bien sûr possibles mais aucun vote ne pourra être enregistré.

Tous les copropriétaires peuvent proposer une question à inscrire à l’ordre du jour. Pensez à envoyer votre question assez tôt par rapport à la date de l’assemblée pour que cette dernière puisse être ajouté à l’ordre du jour par le syndic de copropriété.

Certaines questions inscrites à l’ordre du jour nécessiteront l’ajout de renseignements ou de documents supplémentaires tels que des contrats, des informations sur les travaux, etc. L’absence de ses informations entraînera l’annulation des votes sur ces questions. 

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3. La participation des copropriétaires

L’ensemble des copropriétaires est obligatoirement convoqué à assister à l’assemblée générale, que les questions inscrites à l’ordre du jour le concernent ou non.

La liste des copropriétaires doit être rigoureusement tenue à jour par le syndic de copro. Cette liste regroupe des informations telles que les numéros de lots appartenant à chaque copropriétaire et l’adresse précise à laquelle la convocation doit être envoyée. La liste détaille également la situation du copropriétaire (marié ou pacsé) ainsi que son droit de propriété à savoir pleine propriété, usufruit ou encore nue-propriété.

Si le lot est le bien propre d’une personne mariée, peu importe son régime matrimonial, elle seule est convoquée à l’assemblée générale de copropriété. A contrario, si le lot est un bien commun, les 2 personnes sont convoquées aux assemblées et peuvent y assister, à savoir qu’un seul vote sera comptabilisé pour ce genre de situation.

 

À noter : si le copropriétaire est une personne morale, il faudra préciser sa dénomination, son siège social, sa forme ainsi que l’organe qui la représente. 

Si un lot est détenu en indivision ou est démembrée entre un nu-propriétaire et un usufruitier, un mandataire sera désigné et recevra l’ensemble des convocations aux assemblées et il aura le droit de vote. 

4. Le déroulé d'une assemblée générale

Lors de chaque assemblée générale de copropriété, le syndic
prévoit une feuille de présence à faire signer par touts les participants. Cette
fiche permet d’attester des copropriétaires présents ou représentés et ainsi de
déterminer le nombre de votants et leur nombre de voix, à savoir les tantièmes de copropriété. 

Il est important de noter l’heure d’arrivée des participants sur cette fiche car en cas de retard, les décisions prise en amont de l’arrivée du participant ne pourront être voté par ce dernier. 

Si un copropriétaire ne peut participer à l’assemblée générale, il peut décider de désigner un mandataire qui votera en son nom. Dans les annexes de la convocation se trouvera un “pouvoir” sur lequel vous pourrez désigner la personne de votre choix qui vous représentera et votera pour vous :  un copropriétaire ou une personne extérieure à la résidence. Une fois le document signé, vous devrez le remettre à la personne que vous avez choisi et cette dernière le présentera en début d’assemblée générale à votre syndic de copro. 

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Au début de l’assemblée générale, les participants doivent désigner un président. Tous les participants, copropriétaires, mandataires non copropriétaires peuvent occuper ce rôle. Le syndic quant à lui occupe en général le poste de secrétaire en dressant le procès-verbal de la séance. Le président a un rôle d’animateur durant l’assemblée générale de copropriété, il anime les débats et encadre les prises de décisions. Il suit scrupuleusement l’ordre du jour et s’assure que toutes les questions qui y figurent fassent l’objet d’un vote. Il contrôle également le nombre de voix, le nom des votants et inscrit si la résolution est acceptée ou non. 

Dans des grandes copropriétés, le nomination de scrutateurs permettra d’aider le président notamment dans l’animation des débats ainsi que dans le dépouillement des votes. 

Que contient le procès-verbal
d'une assemblée générale de copropriété ?

Le procès-verbal est rédigé durant chaque assemblée générale
de copropriété. Il doit être rédigé durant la séance ou à la fin de la réunion.
Le syndic se charge de sa rédaction. Il doit être signé par le président de l’assemblée
générale, le secrétaire et les scrutateurs le cas échéant. 

Le procès-verbal reprend chaque intitulé de questions soumises au vote et inscrit le résultat de ce dernier.  Il note le nom des copropriétaires qui se sont opposés à cette décision, le nombre de voix “contre” ainsi que le nom des copropriétaires qui se sont abstenus avec le nombre de voix que cela représentait. Les réserves formulées par les copropriétaires contre cette décision sont ajoutées également. 

Le syndic a pour obligation d’envoyer le procès-verbal dans un délai de deux mois suivant la tenue de l’assemblée générale. Pour éviter toute contestation, le syndic peut envoyer le procès-verbal à l’ensemble des copropriétaires, aux opposants comme aux favorables.

👉 Pour connaître le rôle d’un syndic de copropriété après votre assemblée générale