Rôle et missions d’un syndic de copropriété

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Chaque copropriété a pour obligation d’avoir un syndic de copropriété afin de l’administrer et d’en gérer les finances. Quel est le rôle d’un syndic de copropriété ? Quelles sont ses missions pour vous assurer une gestion optimale de votre copropriété ? 

Quel est le rôle d'un syndic de copropriété ?

Il a pour rôle principal de garantir l’entretien de l’immeuble et vérifier que les décisions prises lors de l’assemblée générale sont bien respectées. Il est également le représentant légal de la copropriété et doit s’assurer de la  bonne tenue de la gestion financière et administrative de cette dernière.

 

Rôle d'un syndic de copro

1. Le rôle d'un syndic de copro : la gestion administrative

Le syndic de copropriété, dans son rôle de gestion administrative, doit établir et tenir à jour une liste des copropriétaires regroupant leurs informations et les numéros de lots de leur appartement.

Le syndic de copropriété doit, au moins une fois par  an, convoquer une assemblée générale au sein de la copropriété. 

En collaboration avec le conseil syndical, le syndic de copropriété doit établir l’ordre du jour de l’assemblée générale. A l’issue de cette dernière, le syndic doit également rédiger le compte rendu de l’assemblée et envoi par la suite le procès-verbal à l’ensemble des copropriétaires.

Le syndic est ensuite chargé d’assurer l’exécution de décisions prises lors de l’assemblée générale…

Pour finir, le syndic doit absolument immatriculer la copropriété sur un registre qui répertorie l’identité du syndicat, le nombre et la nature des lots, le nom du syndic, la date de création…  

À noter : le syndic a pour l’obligation de conserver les archives de la copropriété. S’il ne peut s’incomber de cette tâche, aux vues du volume exponentiel de documents, il peut décider, avec l’accord des copropriétaires, de l’externaliser. Les frais de cette démarche n’est pas à la charge des copropriétaires.

Rôle d'un syndic de copro : la gestion financière

2. Le rôle d'un syndic de copro : la gestion financière

La gestion financière de la copropriété est également assurée par le syndic de copropriété. 

Le conseil syndical, peut, quand il le souhaite, demander au syndic de copro de présenter ces documents comptables, le syndic doit alors réagir rapidement.

L’une des premières mission du syndic dans la gestion financière d’une copropriété est l’ouverture d’une compte bancaire distinct et au nom du syndicat des copropriétaires.  

À noter : les copropriétés de moins de 16 lots peuvent décider de ne pas ouvrir de compte mais cette décision doit être prise à la majorité absolue selon les règles de vote de l’article 25. 

Le rôle du syndic de copropriété dans la gestion financière est d’établir le budget prévisionnel de la résidence afin d’anticiper les dépenses. Ce budget prévisionnel est voté et présenté lors de l’assemblée générale des copropriétaires ayant lieu une fois par an.

Lors de l’assemblée générale, le syndic fait également le bilan de la gestion financière. Lors de la présentation des comptes, l’avis des copropriétaires est généralement sollicité. 

3. Le rôle d'un syndic de copropriété :
l'entretien de la résidence

Un syndic de copro a également pour mission de garantir l’entretien, la conservation et la sécurité de votre bâtiment. Il peut, s’il le juge nécessaire, faire effectuer des petites réparations et gérer les travaux d’entretien dits “courants”.  Pour les plus gros travaux, les copropriétaires sont consultés lors de l’assemblée générale, sauf extrême urgence. 

Le syndic doit également tenir un carnet d’entretien et s’engage à le tenir à jour selon les actions effectuées dans la copropriété. 

Concernant les contrats indispensables au bon fonctionnement de la copropriété, ces derniers peuvent être signés par le syndic lui-même (les contrats d’entretien des parties communes et équipements communs…). Les contrats de fournitures de gaz, d’électricité, d’eau etc. peuvent également être signés par le syndic de copro. 

À noter : la souscription d'une assurance pour une copropriété est obligatoire . Le choix de cette assurance est votée lors de l'assemblée générale. En cas de refus de la part des copropriétaires, le syndic pourra signer en son nom un contrat d'assurance.

4. Le rôle d'un syndic de copropriété :
la gestion du personnel

Tous les salariés de la copropriété, tels que les jardiniers, le concierge ou encore le gardien, sont des employés du syndicat des copropriétaires et non les salariés du syndic de copropriété. Afin d’alléger la charge de travail du syndicat des copropriétaires, les salariés sont placés sous l’autorité du syndic de copro. Cette mission lui confère donc le droit d’embaucher ou de licencier les employés de la copropriété. Cependant, le syndic ne peut embaucher du personnel supplémentaires, sans l’accord préalables des copropriétaires. 

La gestion courante, tels que les fiches de paie, les remplacements lors des congés, les arrêts maladie ou maternité sont gérés par le syndic de copro. 

5. Le rôle d'un syndic de copropriété :
représenter le syndicat des copropriétaires

Le syndic représente le syndicat des copropriétaires vis-à-vis des tiers. En tant que mandataire de la copropriété, il signe les contrats d’entretien et autres en son nom.

Le syndic est également le représentant de la copropriété devant la justice. Si cette dernière est attaquée ou en cas d’action en référé, il n’a pas besoin d’accord préalable des copropriétaires pour la défendre. A l’exception de ces deux cas, le syndic doit obtenir l’accord des copropriétaires en assemblée générale pour agir en justice au nom du syndicat des copropriétaires.

Quelle est la responsabilité d'un syndic de copropriété ?

La responsabilité du syndic peut être engagée dans plusieurs cas de ces missions : par exemple s’il commet une faute dans l’exercice de son mandat et qu’un préjudice est causé pour la copropriété, sa responsabilité est alors activée.

Sa responsabilité peut être remise en cause, vis-à-vis du syndicat des copropriétaires, si ce dernier prend, par exemple, une décision en dehors de l’assemblée générale. 

Si un copropriétaire subit un trouble à la jouissance de ses parties privatives à cause de travaux non effectué par le syndic, la responsabilité du syndic est alors également engagée vis-à-vis d’un seul copropriétaire. 

C’est pour toutes ces raisons qu’il est important de choisir avec minutie votre syndic afin d’éviter le moindre différends. On vous aide à y voir plus clair dans les démarches pour changer de syndic